승진을 위한 업무 관리

안녕하세요. F-Lab  'Python Backend' 과정 멘토 Jacob 입니다. 저는 센드버드 출신의 엔지니어링 조직 문화와 생산성에 관심이 많은 개발자입니다. 오늘은 회사에서 업무 관리를 어떻게 할수 있는지를 함께 알아보려고 합니다. 업무 관리, 다들 어떻게 하시나요?

독자분들은 평소에 업무 관리를 어떻게 하고 계신가요? 

독자분들은 평소에 업무 관리를 어떻게 하고 계신가요? 그때그때 상황에 맞게 유연한 방식을 취하는 분도 자기만의 규칙을 만들어두고 체계적으로 관리하는 분도 계실거라 생각합니다. 업무 관리는 자신에게 맞는 방법을 찾는것도 중요하지만 지금 일하는 환경에 맞는 방법을 찾는것도 그만큼 중요하다고 생각합니다. 회사에서 주어지는 업무는 단기간에 문제를 해결해야 하는것도 있을 수 있고 장기간에 걸쳐서 차근차근 성과를 만들어나가야 하는 것도 있습니다. 체계적인 접근에 익숙한 사람은 장기간에 걸쳐 진행해야 하는 업무를 계획하고 실행하는 일을 잘 해낼 수 있지만 지금 당장 해결해야 하는 긴급한 문제들에 대해서는 약할 수 있습니다. 반대로 순간적인 판단과 번뜩이는 기지를 가진 사람은 갑작스럽게 마주치는 문제들을 잘 해결할 수 있지만 장기간의 계획과 꾸준한 실행이 필요한 업무를 어려워할 수 있습니다.
 

두루 뛰어난 인재를 원하는 회사의 기대에 응하는 법

문제는 회사에서 개인이 승진을 하고 더 많은 책임을 가지게 될수록 위에서 언급한 두가지 업무를 모두 잘 할수 있어야 한다는 점입니다. 한가지 종류의 문제만 풀 수 있는 사람은 여러 가지 문제를 두루 해결할 수 있는 능력을 갖춘 사람에 비해서 할 수 있는 일이 적기 마련입니다. 다행스럽게도 업무를 관리하는 능력은 학습과 훈련을 통해서 기를 수 있습니다. 장기간에 걸친 문제에 약한 사람의 경우에는 문제를 작은 단위로 쪼개서 해결하는 훈련을 할 수 있습니다. 컴퓨터 공학에서는 이러한 접근법을 분할 정복이라고 합니다. 분할 정복으로 문제를 해결할때의 장점은 작은 단위의 문제들을 풀어나가면서 문제가 해결되는것을 피부로 느낄 수 있기 때문에 큰 단위의 문제들을 마주치면서 느끼는 부담감을 덜 수 있습니다.

갑작스럽게 마주치는 문제에 약한 사람은 나만의 문제 해결 사례집을 만드는 것으로 낯선 문제에도 비교적 안정적으로 대처할수 있습니다. 문제 해결 사례집은 문제 상황과 시도한 접근들 그리고 성공과 실패 사례를 모아놓은 오답노트입니다. 다양한 문제 상황들을 수집함으로써 이후에 비슷한 문제를 마주쳤을때 자신감을 얻을 수 있고 이전의 성공과 실패 사례들을 활용해서 더 나은 접근을 할 수 있습니다. 필자도 순발력이 많이 떨어지는 편이라 처음 보는 종류의 문제를 해결하는데 문제를 많이 겪었는데 이러한 방법을 활용해서 다양한 종류의 문제들에 익숙해지는 과정을 거치면서 예고 없이 들이닥치는 문제들을 해결하는 능력을 기를 수 있었습니다.

우선순위 관리의 중요성

회사에서 더 높은 직급으로 승진하기 위해서 필요한 또 다른 능력은 우선순위 관리 능력입니다. 이 우선순위 관리 능력은 한정된 자원인 내 시간을 투입해서 만들어내게 되는 임팩트의 크기를 최대화하는 능력이라고 풀이할 수 있습니다. 임팩트는 프로젝트를 성공시키는 등의 가시적인 성과 외에도 팀원들을 돕고 성장시키는 것이나 긴급한 상황에서 헌신적으로 문제를 해결한 기록 등 다양한 형태로 측정될 수 있습니다.

많은 경우 이러한 다양한 형태의 기여는 서로 긴밀하게 연결되어 있기 때문에 여러가지 형태의 기여를 두루 하는 편이 더 인정받고 승진을 하기 위한 기반을 만들어 내기 쉽습니다. 가령 긴급한 업무에만 집중하면 장기적인 성과를 내거나 나만의 전문 분야를 만들어내기가 어렵습니다. 반대로 장기적인 노력이 필요한 업무에 집중하느라 긴급한 요청들에 응답이 소홀해지면 주변에 믿음을 주기 어렵고 팀 내에서 인정받기 어렵습니다.
 

우선순위를 관리하는 법 - 아이젠하워 매트릭스

위에서 언급한 임팩트의 크기를 최대화할수 있는 프레임워크로 아이젠하워 매트릭스를 소개합니다. 아이젠하워 매트릭스는 시간 관리와 우선순위 설정을 위한 도구이며 미국의 34대 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워의 이름을 따서 명명되었습니다. 아이젠하워 매트릭스는 일을 급한 정도와 중요한 정도에 따라서 아래 네가지 카테고리로 분류합니다.

• 긴급하고 중요한 일
• 중요하지만 긴급하지 않은 일
• 긴급하지만 중요하지 않은 일
• 긴급하지도 중요하지도 않은 일

각각의 카테고리에 따라서 업무에 대한 접근 방식을 다르게 함으로써 보다 효과적으로 업무를 처리할 수 있습니다. 
 

긴급하고 중요한 일

우선 첫번째 카테고리인 긴급하고 중요한 일의 경우에는 즉시 처리되어야 하는 종류의 일들입니다. 가령 마감이 임박한 프로젝트나 외부와의 커뮤니케이션 약속, 조만간 있는 보안 인증을 위한 감사 준비 등이 이 카테고리에 들 수 있습니다. 이 카테고리에 속한 일들은 즉각적으로 처리되어야 합니다. 많은 경우 이 카테고리의 일들은 일정을 미루거나 다른 방식으로 일을 대체하는 것이 거의 불가능합니다. 따라서 이러한 일들은 생기는 때 가능한 빠르게 해결하는 것이 좋습니다. 이 카테고리에 속한 일의 경우 만약 기한 내에 해결하는 것이 불가능하다면 주변의 도움을 적극적으로 받아야 합니다. 
 

필자는 완벽주의 성향이 강한 편이라 주변에 도움을 청하는 것을 어려워하는 편이고 때문에 긴급하고 중요한 일의 일정을 맞추는데 실패한 경험이 있습니다. 당시 매니저에게 결과물을 기다리는 사람의 입장에서 생각해본다면 혼자서 주어진 업무를 일정 안에 해결하지 못하는것보다 주변의 도움을 받아서라도 해결하는 편이 훨씬 좋다는 피드백을 받았습니다. 또 적절한 시점에 주변의 도움을 활용하는 훈련을 하면 혼자만의 힘으로 해결할 수 없는 큰 단위의 업무도 처리할 수 있게 되어 오히려 높은 평가를 받을 수 있습니다.
 

중요하지만 긴급하지 않은 일

두번째 카테고리인 중요하지만 긴급하지 않은 일의 경우에는 당장 처리되어야 할 필요는 없지만 가치가 높은 일들이 포함됩니다. 가령 분기 단위의 보고를 준비하는 일이나 승진을 위해서 새로운 프로젝트를 시작하는것 등으로 예시를 들 수 있습니다. 이러한 일들은 대개 크기가 작지 않은 경우가 많고 체계적으로 접근해야 하는 경우가 많기 때문에 실행 계획을 세우고 그에 맞춰서 차근차근 진행하는 것이 좋습니다. 또 실행 계획을 세우면 긴급한 일들 때문에 중요한 일을 하지 못하게 되는 상황을 예방할 수 있습니다.

이 카테고리의 일은 혼자서 계획을 세우는 것으로 충분한 때도 있지만 대개 함께 일하는 동료나 상사와 논의하는 것이 좋은 경우가 많습니다. 특히 혼자서 진행하는 일이 아니거나 회사의 전략과 직접적으로 관련된 업무를 계획할 때 그렇습니다. 임팩트는 나를 평가하는 사람이나 집단이 지금 중요하게 생각하는 방향으로 기여를 할 때 만들어진다는 점을 명심하고 회사나 조직의 목표를 수시로 확인하는 습관을 가져야 합니다.
 

긴급하지만 중요하지 않은일

세번째 카테고리인 긴급하지만 중요하지 않은 일은 기한이 정해져 있거나 당장 처리되어야 하지만 들어가는 시간이나 노력에 비해서 가치가 떨어지는 종류의 일입니다. 가령 이미 문서가 존재하는 내용을 조직 내부에 다시 전달하거나 정기적으로 진행 상황을 공유하기 위해서 만든 주간 회의, 지난 회의에서 합의 된 내용을 다시 공유하기 위한 이메일 작성 등이 있습니다. 이러한 종류의 일은 가능한 시간을 덜 들일 수 있는 방향으로 최적화해야 합니다.

필자가 이 카테고리의 일에 대해서 최적화를 수행하는 방법은 다음과 같습니다. 반복적으로 있는 회의의 경우에는 특이사항이 없는 경우 서면으로 진행상황을 공유하는 것으로 갈음하는것은 어떨지 제안하고 슬랙 스레드 등의 도구를 이용해서 진행상황을 공유하기 쉬운 환경을 조성합니다. 반복적으로 공유가 필요한 지식이나 프로세스, 의사결정 결과 등은 문서 형태로 사전에 정리해두고 사람들이 찾아보기 쉬운 위치에 공유합니다. 자주 받게 되는 질문의 경우에도 FAQ 문서를 만들어서 공유합니다. 이러한 접근법들은 공통적으로 반복적으로 일어나는 일에 들어가는 자원을 줄인다 라는 목표를 가지고 있습니다. 독자 여러분들도 반복되는 업무를 어떻게 최적화할수 있는지 생각해보시면 좋겠습니다.
 

긴급하지도 중요하지도 않은 일

마지막 카테고리인 긴급하지도 중요하지도 않은 일은 중요도도 낮고 당장 처리될 필요도 없는 종류의 일입니다. 가령 이미 동작하는 코드를 리팩토링하는 일이나 가까운 미래에 필요하지 않을 문서를 작성하는 등의 일이 여기에 포함될 수 있습니다. 이러한 일들은 들어가는 시간에 비해서 만들어내는 가치도 적을 뿐더러 위에서 언급된 더 중요한 일들을 할 시간을 낭비하게 되기 때문에 가급적 피하는 편이 좋습니다.

마지막 카테고리에 속하는 일들에 관해서 한가지 흥미로운 점은 개인마다 업무 현황이나 목표가 다르기 때문에 나에게 긴급하지도 중요하지도 않은 일이 다른 사람에게는 가치 있는 일일수도 있다는 점입니다. 함께 일하는 동료들의 현황을 파악하고 그들에게 가치가 있는 일을 위임하는 것도 좋은 방법일 수 있습니다. 가령 필자는 규모가 있는 프로젝트를 진행할 때 프로젝트에 대한 사전지식이 없는 사람과 일하는 경우 프로젝트 진행과 직접 관련된 업무 보다는 당장 급하지 않지만 프로젝트 구조에 익숙해질 수 있는 문서화나 테스트 케이스 추가 등의 업무를 먼저 해볼것을 권하는 편입니다. 이런 방법을 통하면 새로운 팀원도 프로젝트에 본격적으로 기여하기 전에 이해도를 충분히 가질 수 있고 본격적인 기여를 하게 되었을때 속도를 내기도 쉬워집니다.

 

결론

아이젠하워 매트릭스는 일의 급한 정도와 중요한 정도라는 두가지 척도에 따라서 일을 분류하고 각각의 카테고리에 대해서 접근 방향성을 제공해줍니다. 두가지 척도를 이용하기 때문에 다면적으로 일의 중요도를 평가할 수 있고 우선순위를 명확하게 할 수 있다는 장점이 있습니다. 또 불필요한 일들을 찾아내서 줄이는 데에도 몹시 유용합니다. 이 프레임워크에 익숙해지면 업무를 더 효과적으로 할 수 있게 되고 같은 시간을 들여서 더 큰 임팩트를 낼 수 있게 됩니다.
 

승진에 관심이 있는 독자분이라면 위에서 설명드린 업무관리와 관련된 팁들을 흥미있게 읽으셨을것이라 생각합니다. 개인에 대한 평가가 다변화 되고 예전에 비해 전반적인 기대치가 높기 때문에 요즈음은 열심히 최선을 다 하는 것 만으로 직장에서의 승진이 보장되지 않는 것 같습니다. 이 글에서 알려드린 내용들을 잘 활용해서 승진을 위한 발판을 마련하실 수 있으면 좋겠습니다.